Le Principe · Royaume-Uni

Comment fonctionne quinn au Royaume-Uni

Vous saisissez ce que vous savez déjà : qui travaille, à quel salaire. quinn prend en charge toute l'administration en votre nom.

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quinn est l'opérateur, pas l'outil

quinn est un service automatisé basé sur une app pour l'administration de la paie et de l'emploi : dans l'app, vous ne saisissez que ce que vous savez déjà — qui travaille, à quel salaire —, et quinn exécute toute l'administration en votre nom.

Situation de départ

quinn a besoin de l'autorisation de vous représenter auprès de HMRC, NEST et The Pensions Regulator (TPR).

Condition

Pour que quinn puisse soumettre les déclarations PAYE, gérer les cotisations de retraite et déposer la Declaration of Compliance, il lui faut l'autorité appropriée auprès de chaque institution.

Solution

Vous accordez l'autorité à quinn ; quinn devient l'agent autorisé auprès de HMRC, reçoit l'autorité déléguée auprès de NEST et est enregistré comme contact supplémentaire auprès de TPR.

quinn est la couche juridico-opérationnelle entre vous, en tant qu'employeur, et les institutions. L'app n'est que l'interface client ; c'est l'autorité effective — statut d'agent PAYE auprès de HMRC, autorité déléguée auprès de NEST, statut de contact auprès de TPR — qui fait de quinn l'interface opérationnelle vis-à-vis des autorités, de l'organisme de retraite, des employé(e)s et des paiements.

La valeur ne réside pas dans le fait que quinn calcule les décomptes de salaire plus facilement. Elle réside dans le fait que vous délégez à quinn l'entière responsabilité opérationnelle pour l'exécution de la paie, les processus de déclaration et de cotisation, et les paiements — sans abandonner le rôle d'employeur.

Auprès de HMRC et TPR, vous continuez à recevoir une partie de la correspondance légale en parallèle de quinn ; de NEST, vous ne recevez en général aucune correspondance directe. Vous n'avez pas besoin de vos propres identifiants auprès des institutions, mais pouvez les configurer si vous le souhaitez.

Avec un logiciel, vous êtes l'opérateur. Avec quinn, quinn est l'opérateur.

Marques au Royaume-Uni

Au Royaume-Uni, l'offre s'appelle quinn (quinn.uk) — avec une offre Home pour les employeurs privés, par exemple de nounous ou de personnes de garde, et une offre Business pour les entreprises.

Il n'y a pas de limite de taille stricte ; en pratique, l'offre convient aux entreprises jusqu'à environ 100 employé(e)s. Vous trouverez plus bas les noms que porte le même principe en Suisse et en Allemagne.

Ce que vous faites et ce que quinn fait

Ce tableau décrit la répartition des tâches : vous fournissez les faits et prenez les décisions d'employeur ; quinn exécute le travail administratif en votre nom.

Domaine Ce que vous faites Ce que quinn fait
Données de base Saisissez ce que vous savez déjà : qui travaille, à quel salaire, à quel taux d'occupation.Valide, interprète et traite les données selon les règles applicables.
Rôle d'employeur Restez l'employeur légal, choisissez les collaborateurs, fixez le salaire, le taux d'occupation, le lieu de travail, les tâches et les instructions.Ne prend pas en charge le rôle d'employeur, mais l'exécution administrative en votre nom.
Autorité Accordez l'autorité à quinn.Vous représente auprès des institutions — en général HMRC, NEST et TPR, et si nécessaire d'autres organismes publics.
Inscriptions N'avez pas besoin de déterminer vous-même où une inscription est nécessaire.Clarifie, annonce et procède aux mutations.
Autorités & prestataires N'avez pas besoin de vous frayer un chemin vous-même à travers les démarches auprès des autorités et prestataires.Communique, déclare, répond aux demandes de renseignements et obtient les décisions.
Paie N'avez pas besoin de calculer les salaires vous-même, de soumettre des déclarations ou de surveiller les délais.Calcule les salaires, déductions et charges patronales et établit les décomptes de salaire.
Paiements Payez à quinn un unique montant mensuel (le « Payroll Credit ») — salaire net, toutes les déductions, charges patronales et frais quinn ; quinn ne demande que le montant exact nécessaire.S'assure que tout le monde est payé : les collaborateurs reçoivent leur salaire net, HMRC les déductions et cotisations patronales, l'organisme de retraite les cotisations dues — dès réception du paiement, la responsabilité incombe à quinn.
Maintien du salaire & remboursements Signalez à quinn des événements tels que maladie ou maternité et fournissez les dates et documents officiels nécessaires.Calcule les versements, demande le financement légal et vous conseille sur les démarches liées au droit du travail.
Documents Utilisez les documents fournis ou les vôtres.Établit contrats, décomptes de salaire, synthèses, P45, P60, P11D et P11, SSP1, SMP1 et attestations de pension, selon les besoins.

Positionnement sur le marché

quinn est comparé à d'autres agences de paie, à la paie gérée par l'employeur, à la paie des agences de nounous et à la paie gérée par un comptable. Ce qui compte à chaque fois, c'est où se situent le travail et la responsabilité.

Agences de paie: Une offre largement similaire ; la répartition des responsabilités entre agence et employeur est fondamentalement la même qu'avec un logiciel. Toutes les agences ne gèrent pas les paiements — les plus grands prestataires le font. La paie des agences de nounous fonctionne de la même manière.

Paie gérée par l'employeur: Vous avez besoin d'une compréhension pratique de la paie et du droit du travail, car vous portez la responsabilité ultime des deux. Vous choisissez et payez votre propre logiciel de paie, gérez vos propres déclarations et paiements et établissez tous vos propres documents — vous êtes l'opérateur.

Paie gérée par un comptable: La même répartition des responsabilités pour la paie de base, mais les comptables ne gèrent en général pas les paiements et ne sont généralement pas disponibles pour des conseils en droit du travail.

Comparaison avec les offres logicielles seules

La différence entre quinn et un logiciel se manifeste dans qui exécute le travail et qui est l'interface vis-à-vis des institutions.

Question Logiciel quinn
Qui est l'opérateur ? Vous (ou votre comptable).quinn.
Qui détient l'autorité vis-à-vis des autorités et institutions ? En règle générale, personne, sinon vous-même ou une personne mandatée séparément.quinn reçoit une autorité et agit en votre nom.
Qui communique avec les autorités ? Vous ou votre comptable.quinn.
Qui reçoit la correspondance des autorités et prestataires ? Vous ou la personne responsable en interne.En général quinn — au Royaume-Uni, vous recevez en plus une partie de la correspondance légale en parallèle, y compris factures, rappels, avoirs et demandes de renseignements.
Qui déclenche les inscriptions ? Vous ou une personne mandatée devez savoir quoi faire.quinn détermine et procède aux inscriptions.
Qui exécute les paiements ? Vous-même.quinn — à HMRC et NEST, et en option le salaire net aux collaborateurs (à votre choix).
Qui surveille les délais ? Vous ou une personne physique.quinn.
Que devez-vous encore faire ? En général, beaucoup de choses : saisir les données, comprendre les règles, déclencher les annonces, exécuter les paiements, respecter les délais, répondre aux demandes.Fournir les faits, signaler les changements et payer l'unique montant mensuel que quinn demande.

Le test décisif

Savoir si une offre est un logiciel ou un service exécuté ne se reconnaît pas à la liste de fonctionnalités ou au texte marketing — un texte se copie. Cela se reconnaît à des mécanismes vérifiables. Cinq questions suffisent.

Le test décisif

  1. 1

    Qui détient l'autorité vis-à-vis de l'administration fiscale, des organismes de retraite et autres institutions ?

    Software

    En règle générale, personne, sinon vous-même ou une personne mandatée.

    quinn

    quinn reçoit l'autorité : agent autorisé auprès de HMRC, autorité déléguée auprès de NEST, statut de contact auprès de TPR.

  2. 2

    Qui reçoit la correspondance de ces institutions — y compris factures, rappels et avoirs ?

    Software

    Vous ou la personne responsable en interne.

    quinn

    En général quinn ; de HMRC et TPR vous en recevez une partie en parallèle — c'est ainsi que fonctionne le système britannique.

  3. 3

    Qui déclenche effectivement les paiements ?

    Software

    Vous-même.

    quinn

    quinn — à HMRC et NEST, en option le salaire net aux collaborateurs.

  4. 4

    Qui organise les remboursements et financements légaux ?

    Software

    Vous ou une personne mandatée.

    quinn

    quinn les demande auprès de HMRC, par exemple pour le SMP.

  5. 5

    Qui assume les conséquences si une annonce est remise en retard ?

    Software

    Vous ou une personne mandatée.

    quinn

    quinn — à condition que vos informations aient été correctes et fournies à temps et que le montant demandé ait été payé à temps.

Si la réponse à l'une de ces questions est « vous » ou « une personne que vous avez mandatée », il s'agit d'un logiciel ou d'un outil — quelle que soit la façon dont l'offre est décrite.

Avec le service complet quinn, la réponse est : quinn.

Pour le Royaume-Uni en détail : quinn détient l'autorité, prend en charge la correspondance et exécute les paiements ; vous recevez une partie de la correspondance légale de HMRC et TPR en parallèle — c'est ainsi que fonctionne le système britannique. Le financement légal, par exemple pour le SMP, est demandé par quinn auprès de HMRC. Les amendes causées par des erreurs de quinn sont prises en charge par quinn, à condition que vos informations aient été correctes et fournies à temps et que le montant demandé ait été payé à temps.

Ce que quinn n'est pas

quinn est souvent mal catégorisé. Pour une classification correcte, dans les termes de catégorie sous lesquels les offres sont habituellement classées :

Pas un logiciel de paie ni un module de paie: Avec un logiciel, le travail opérationnel reste de votre côté ; avec quinn, quinn l'exécute.

Pas un Employer of Record (EOR) et pas de PEO: Vous restez toujours l'employeur légal. quinn prend en charge l'exécution administrative en votre nom, pas le rôle d'employeur.

Pas une agence de placement ni de recrutement: quinn ne met pas de personnel à disposition et ne recrute pas.

Pas un comptable ni un bureau de paie classique: quinn ne travaille pas comme prestataire manuel par e-mail, formulaires et échange de documents, mais de manière basée sur une app, automatisée, et sous autorité.

Pas une banque ni un établissement de paiement: quinn ne tient pas de comptes et n'accepte pas de fonds de clients en dépôt. Dès réception du paiement, il incombe à quinn de s'assurer que les collaborateurs, HMRC et l'organisme de retraite sont payés.

Deux offres : Home et Business

Home et Business suivent le même principe quinn. Home est l'offre de quinn pour les employeurs privés de personnel de maison ; Business s'adresse aux petites et moyennes entreprises.

Le mécanisme est identique pour les deux offres — à deux exceptions près : le modèle tarifaire diffère, et l'établissement d'un contrat de travail fait partie de l'offre Home uniquement. Il n'y a pas de limite de taille stricte ; en pratique, Business convient aux entreprises jusqu'à environ 100 employé(e)s.

Onboarding

Pour une nouvelle inscription, vous fournissez à quinn les données de base ; quinn prend en charge les inscriptions auprès de HMRC, NEST et TPR. Si certaines ou toutes les inscriptions existent déjà, quinn en reprend l'autorité.

Avec quinn

2 étapes
  1. 1. Vous fournissez les données de base et répondez à d'éventuelles demandes de renseignements — quinn vous accompagne.
  2. 2. quinn met en place le régime PAYE, le régime de retraite et l'enregistrement TPR, ou reprend les régimes existants.

Traditionnellement

5 étapes
  1. 1. Vous avez besoin d'une compréhension claire de vos obligations.
  2. 2. Vous devez contacter chaque autorité individuellement pour créer vos propres comptes.
  3. 3. Enregistrer vous-même le régime PAYE auprès de HMRC.
  4. 4. Mettre en place vous-même une retraite d'entreprise.
  5. 5. Effectuer vous-même la déclaration TPR.

Recrutement et contrat de travail

quinn peut fournir un contrat de travail sur mesure pour le personnel de maison. Vous n'êtes pas tenu de l'utiliser — quinn peut aussi bien reprendre les informations d'un contrat déjà existant.

Avec quinn

2 étapes
  1. 1. quinn établit le contrat de travail à partir des informations fournies lors de la configuration de la paie.
  2. 2. Vous l'adaptez ensuite à vos besoins individuels.

Traditionnellement

2 étapes
  1. 1. Vous avez besoin de bonnes connaissances en droit du travail pour rédiger vous-même le contrat.
  2. 2. Ou vous devez recourir à des services supplémentaires pour cela.

Cycle de paie mensuel

Le cycle de paie mensuel se déroule, de votre point de vue, largement de manière automatique.

Si un salaire régulier est défini, la paie est traitée sans votre intervention, à condition que le montant mensuel demandé ait été payé ; sinon, quinn vous le rappelle automatiquement par e-mail. Sans salaire régulier, vous confirmez en plus mensuellement les données salariales — ou répondez au rappel automatique. Une fois la paie traitée, quinn soumet immédiatement les déclarations nécessaires à HMRC et NEST.

Changements de salaire et de taux d'occupation

Vous signalez les changements de paie à quinn par e-mail, via votre espace client, ou par téléphone.

Si suffisamment d'informations sont fournies, quinn met à jour les données de paie comme demandé, et la paie continue automatiquement.

Sortie et fin d'un rapport de travail

À la fin d'un rapport de travail, quinn traite la dernière paie, établit le P45 pour l'employé(e) et informe HMRC de la fin de l'emploi.

Si nécessaire, quinn met également fin au régime PAYE, informe NEST qu'aucune cotisation supplémentaire n'est due, et avertit TPR.

Flux de paiement

quinn demande un unique montant mensuel — salaire net, toutes les déductions, charges patronales et frais quinn —, que vous payez par virement bancaire.

Dès réception du paiement et une fois la paie traitée, quinn déclenche les autres paiements.

  1. Vous

    Vous payez le montant demandé

    Par virement bancaire.

  2. quinn

    quinn verse le salaire net aux collaborateurs

  3. quinn

    quinn verse impôt, National Insurance et remboursements de prêt étudiant à HMRC

  4. quinn

    quinn verse les cotisations de retraite à NEST

  5. quinn

    quinn paie les montants de saisie sur salaire éventuels à l'organisme compétent

Si le paiement n'a pas été reçu, quinn envoie des rappels périodiques durant le mois.

Autorités et partenaires

quinn vous représente auprès des institutions britanniques compétentes.

HMRC

Autorité

Compétente pour le PAYE, l'impôt et la National Insurance.

  • Enregistre un régime PAYE en votre nom.
  • Soumet à chaque paiement une déclaration accompagnante avec les montants versés et les données des employé(e)s.
Maladie Maternité

NEST

Privé

Organisme de retraite pour la retraite d'entreprise (workplace pension).

  • Met en place si nécessaire un régime de retraite avec autorité déléguée.
  • Soumet dans le cadre de la paie les échéanciers de cotisations et de paiements.

The Pensions Regulator (TPR)

Autorité

Autorité de surveillance pour l'obligation de retraite d'entreprise.

  • Est enregistré comme contact supplémentaire dans l'enregistrement TPR et soumet la Declaration of Compliance.
  • Signale les changements au régime, par exemple les changements d'adresse, en votre nom.

Maladie (Sickness)

En cas de maladie d'un(e) collaborateur/trice, vous contactez quinn directement avec les dates d'absence et votre intention concernant le maintien du salaire — en général, si vous souhaitez payer le minimum légal (SSP) ou l'augmenter.

quinn calcule ensuite les ajustements correspondants de la paie.

Avec quinn

2 étapes
  1. 1. Vous confirmez les dates et votre intention.
  2. 2. quinn prend en charge le calcul.

Traditionnellement

2 étapes
  1. 1. Vous devez d'abord vous familiariser avec les règles du SSP.
  2. 2. Ce n'est qu'ensuite que vous pouvez calculer correctement le salaire vous-même.

Maternité (Maternity)

Vous informez quinn des détails de la grossesse — en général via le certificat MATB1 — et confirmez la date prévue du congé maternité.

quinn conseille ensuite sur le droit : soit un formulaire SMP1 complété est délivré si aucun SMP n'est dû, soit quinn demande le financement SMP auprès de HMRC et calcule tous les montants de paie lorsque le droit existe.

Assurance

quinn ne conseille pas sur les assurances et n'en vend pas.

Si vous avez besoin d'une couverture, par exemple une assurance responsabilité civile employeur, quinn vous met en relation avec un courtier spécialisé (Mark Bates Ltd), auprès duquel quinn agit en tant qu'Appointed Representative (l'équivalent britannique de l'intermédiaire lié) ; ce courtier organise l'assurance.

Documents

quinn fournit tous les documents de paie habituels.

Décomptes de salaire: Pour chaque paiement.

P60: À la fin de l'année fiscale.

P45: À la fin d'un rapport de travail.

Contrats de travail: Pour les client(e)s Home.

P11: Pour le transfert de paie.

P11D: Pour la déclaration des avantages en nature.

SMP1 et SSP1: Formulaires pour les absences légales.

P46(Car): En cas de mise à disposition d'un véhicule de fonction.

Declaration of Compliance: Justificatifs pour TPR.

Synthèses de paie: Documents de synthèse sur la paie.

Audits et clôture annuelle

En fin d'année, quinn soumet la déclaration finale à HMRC et fournit aux collaborateurs leurs formulaires P60.

Avec quinn

1 étape
  1. 1. Tous les documents et déclarations sont établis et soumis automatiquement.

Traditionnellement

2 étapes
  1. 1. Vous devez établir les documents vous-même.
  2. 2. Vous devez soumettre les déclarations vous-même.

Modèle de support

Vous joignez quinn par e-mail, via le site web ou par téléphone.

Le support couvre les questions de paie ainsi que des confirmations de pratique en droit du travail pour les employeurs privés ; le conseil juridique n'est pas inclus, mais n'est en pratique que très rarement nécessaire.

Si vous recevez vous-même un courrier

En règle générale, quinn a déjà reçu un courrier qui vous est adressé.

quinn recommande néanmoins de transmettre par sécurité tout document reçu directement.

Modèle tarifaire

Le modèle tarifaire Home de quinn se compose d'un montant par employé(e) et d'une part du salaire brut traité, plafonné vers le haut.

£19

par mois et par employé(e) (Home)

1 %

du salaire brut traité, en plus

£49

plafond du coût total par mois

1 mois

délai de préavis

Au juillet 2026. Le contrat est mensuel et reconductible avec un mois de préavis. Le modèle tarifaire Business est en cours de finalisation.

Fonds des clients et protection des données

Vous payez à quinn un unique montant mensuel ; dès réception du paiement, la responsabilité du versement incombe à quinn.

Fonds des clients

quinn ne demande que le montant exact nécessaire ; l'app affiche à tout moment le montant payé et son affectation à la paie à venir.

Protection des données et hébergement

quinn traite les données selon le UK GDPR et le Data Protection Act 2018, enregistré auprès de l'ICO. Hébergé en Allemagne (Hetzner) ; le transfert vers l'EEE est couvert par les décisions d'adéquation britanniques.

Si quinn commet une erreur

Si quinn commet une erreur, quinn prend en charge les amendes éventuelles qui en résultent.

Cela suppose que vos informations aient été correctes et fournies à temps et que le montant demandé ait été payé à temps.

Résiliation et sortie

Vous contactez quinn pour demander la résiliation ; ce que quinn fait ensuite dépend de la raison.

Changement vers un autre prestataire: quinn envoie les rapports nécessaires au transfert (P11) et dépose son autorité auprès des institutions concernées.

Rapport de travail jamais commencé: quinn annule les inscriptions en votre nom.

Collaborateur/trice parti(e), pas de remplacement: quinn met fin aux régimes correspondants.

Ce que quinn ne fait pas

La limite fait partie intégrante du principe quinn : quinn prend en charge l'administration de la paie et de l'emploi — pas le rôle d'employeur ni des tâches hors de son domaine.

N'agit pas comme votre conseiller juridique et n'offre pas de conseil juridique.

N'offre pas de conseil fiscal visant à optimiser ou minimiser les paiements d'impôts.

N'aide pas au recrutement.

N'offre pas de services de comptabilité ni de tenue de livres, ni de services fiscaux en dehors du PAYE.

quinn dans d'autres marchés

Le même principe s'applique aussi en Suisse et en Allemagne.

Suisse

quitt pour les ménages privés et quitt Business pour les entreprises.

AVS/AI/APGAssurance accidentsLPP
Voir la Suisse

Allemagne

quitt pour les ménages privés avec un Minijob, un Midijob ou un emploi soumis aux assurances sociales.

Minijob-ZentraleCaisse-maladieELSTER
Voir l'Allemagne

Royaume-Uni

quinn pour les ménages et les entreprises, avec HMRC PAYE et NEST.

HMRCNESTTPR
Voir le Royaume-Uni

Prêt à externaliser l'emploi ?

Vous engagez — quinn fait le reste.

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